Termini e Condizioni del Servizio di Compilazione e Firma Elettronica

Versione valida dal: 22 ottobre 2025

1. Oggetto del Servizio

Il presente documento disciplina i termini e le condizioni di utilizzo del servizio online di compilazione, approvazione e firma elettronica di documenti digitali accessibile tramite la piattaforma Odoo 18.4 (di seguito "Servizio").

Il Servizio consente all'utente di compilare moduli, visionare documenti e firmarli con firma elettronica semplice, avanzata o qualificata, in conformità al Regolamento eIDAS (UE n. 910/2014) e al GDPR (Regolamento UE 2016/679)

2. Titolare e Responsabile del Trattamento

Titolare del Trattamento

4Eco S.r.l. a socio unico

Sede legale: Via dei Martiri 8, 21020 Varano Borghi (VA)

Partita IVA e Codice Fiscale: 03853870123

REA: VA-383938

PEC: 4eco@pec.cloud

Responsabile Privacy: privacy@treetopsrl.com

Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il Servizio.

Responsabile del Trattamento (Data Processor)

Odoo SA

Sede legale: Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière (Ramillies), Belgio

Numero di registro imprese belga (CBE): 0477.472.701

Odoo SA agisce in qualità di Responsabile del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, trattando i dati personali per conto di 4Eco S.r.l. esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del Titolare.

Un Data Processing Agreement (DPA) regola i rapporti tra Titolare e Responsabile, definendo gli obblighi di sicurezza, confidenzialità, gestione dei sub-responsabili e procedure di audit.

3. Tipologia di Dati Trattati

Durante l'uso del Servizio vengono trattati i seguenti dati personali:

Dati identificativi: nome, cognome, indirizzo e-mail, ruolo aziendale, denominazione società
Dati di autenticazione: credenziali di accesso Odoo, log di sessione, indirizzo IP
Dati relativi ai documenti: contenuto dei moduli compilati, metadati dei documenti, timestamp delle firme
Dati tecnici di firma elettronica: certificati digitali, hash crittografici, audit trail
Eventuali dati biometrici: in caso di utilizzo di firma grafometrica avanzata

4. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

Permettere la compilazione, revisione e firma elettronica dei documenti
Garantire la validità legale e l'autenticità delle firme apposte
Conservare e archiviare i documenti firmati secondo le normative vigenti
Adempiere agli obblighi contrattuali e di legge (es. conservazione fiscale decennale)
Gestire richieste di supporto tecnico e assistenza

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (esecuzione del contratto), lett. c) GDPR (obbligo di legge) e, ove applicabile, lett. a) GDPR (consenso esplicito per trattamenti ulteriori).

5. Modalità di Trattamento e Misure di Sicurezza

Tutti i dati personali vengono trattati con:

Strumenti elettronici sicuri: server cloud certificati SOC 2 Type II, infrastrutture ridondanti
Cifratura end-to-end: protezione TLS 1.3 per trasmissioni, crittografia AES-256 per storage
Autenticazione forte: supporto per autenticazione a due fattori (2FA/TOTP)
Controllo accessi: gestione granulare dei permessi utente tramite ruoli Odoo
Backup automatici: copie cifrate con retention fino a 12 mesi
Monitoraggio continuo: rilevamento anomalie e protezione da accessi non autorizzati

6. Conservazione dei Dati e Periodo di Retention

I documenti firmati e i relativi dati vengono conservati per:

Durata contrattuale: per tutta la durata del rapporto con il cliente
Obblighi fiscali: 10 anni dalla data di emissione (D.P.R. 600/1973)
Obblighi civilistici: secondo le normative applicabili al tipo di documento

I backup vengono conservati per un massimo di 12 mesi dopo la cancellazione dei dati attivi, a garanzia dell'integrità del sistema.

I documenti sono archiviati in modalità digitale conforme all'art. 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).

7. Sub-Responsabili del Trattamento

Odoo SA può avvalersi di sub-responsabili (es. fornitori di datacenter, servizi di supporto tecnico) per l'erogazione del Servizio.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile nella Privacy Policy di Odoo SA all'indirizzo: https://www.odoo.com/privacy

Il Titolare viene informato almeno 30 giorni prima dell'ingaggio di nuovi sub-responsabili e può opporsi per motivi ragionevoli.

8. Trasferimenti Internazionali di Dati

Eventuali trasferimenti di dati personali al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo avvengono nel rispetto dell'art. 44 e seguenti del GDPR, mediante:

Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea
Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione UE
Altre garanzie appropriate previste dal GDPR

9. Diritti dell'Interessato

L'utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

Accesso: ottenere conferma del trattamento e copia dei dati
Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti
Cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati (diritto all'oblio)
Limitazione: limitare il trattamento in caso di contestazione
Portabilità: ricevere i dati in formato strutturato e leggibile
Opposizione: opporsi al trattamento per motivi legittimi

Le richieste vanno inviate al Responsabile Privacy all'indirizzo: privacy@treetopsrl.com

Il Titolare risponde entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.

10. Violazioni dei Dati (Data Breach)

In caso di violazione dei dati personali, Odoo SA notificherà 4Eco S.r.l. senza indebito ritardo e comunque entro le tempistiche previste dall'art. 33 GDPR.

Il Titolare valuterà la necessità di notificare l'evento al Garante per la Protezione dei Dati Personali e agli interessati.

11. Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Il Servizio utilizza:

Cookie tecnici: necessari per il funzionamento della piattaforma e la gestione delle sessioni
Cookie di sicurezza: per autenticazione e prevenzione frodi

Nessun cookie di profilazione viene installato senza consenso esplicito. Per maggiori informazioni, consultare la Cookie Policy disponibile sul sito.odoo

12. Audit e Controlli

Il Titolare può richiedere audit periodici a Odoo SA per verificare la conformità agli obblighi GDPR.

Odoo SA fornisce:

Report di conformità SOC 2 Type II da società di audit indipendenti
Documentazione tecnica sulle misure di sicurezza implementate
Accesso controllato per ispezioni concordate

13. Responsabilità e Limitazioni

Il fornitore del Servizio non risponde di:

Danni derivanti da uso improprio, negligente o fraudolento del Servizio
Interruzioni dovute a manutenzione programmata comunicata con almeno 48 ore di anticipo
Eventi di forza maggiore, guasti di terze parti o attacchi informatici imprevedibili
Errori o incompletezza dei dati inseriti dagli utenti

La responsabilità massima del fornitore è limitata all'importo corrisposto dal cliente nell'anno precedente l'evento dannoso.

14. Modifiche ai Termini e Condizioni

4Eco S.r.l. si riserva il diritto di modificare i presenti Termini e Condizioni.

Gli utenti verranno informati tramite notifica via e-mail e tramite avviso sulla piattaforma almeno 15 giorni prima dell'entrata in vigore delle modifiche.

L'uso continuato del Servizio dopo le modifiche costituisce accettazione implicita dei nuovi termini.

15. Recesso e Cancellazione Account

L'utente può richiedere la cancellazione del proprio account e dei dati associati in qualsiasi momento, inviando richiesta a: privacy@treetopsrl.com

La cancellazione avviene entro 30 giorni dalla richiesta, fatti salvi gli obblighi di conservazione per legge.

16. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini e Condizioni sono regolati dalla legge italiana.

Per ogni controversia relativa all'interpretazione o applicazione dei presenti termini sarà competente il Foro di Varese, con esclusione di ogni altro foro alternativo.

17. Contatti

Per informazioni, assistenza o esercizio dei diritti GDPR:

4Eco S.r.l. a socio unico

Via dei Martiri 8, 21020 Varano Borghi (VA)

Responsabile Privacy: privacy@treetopsrl.com

E-mail generale: info@4eco.it

Telefono: +39 0332 1647241

PEC: 4eco@pec.cloud

Per informazioni sul Responsabile del Trattamento:

Odoo SA - Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière (Ramillies), Belgio

Data ultima revisione: 22 ottobre 2025